RAPAT EVALUASI
RAPAT EVALUASI
Hari/ Tanggal : Minggu, 4 Juni 2017
Tempat : Sekretariat #2ribubuatbajubaru
Waktu : 21.15 - selesai
Pembahasan : Perencanaan lanjutan sesuai di daftar agenda kerja
Pada pertemuan kali ini yang menjadi sorotan utama adalah langkah apa yang harus kita lakukan setelah terbentuknya daftar agenda kerja. Mengingat sudah memasuki hari ke 5, tentunya beberapa point harus sudah mulai dipersiapkan dengan matang.
Beberapa pertanyaan yang muncul dan menjadi pembahasan diantaranya :
1. APA YANG HARUS KITA LAKUKAN?
Yang harus kita lakukan adalah :
a. Mendapatkan data tentang ukuran baju serta jumlah laki-laki dan perempuan dalam penerimaan baju baru muslim. Beberapa lokasi pembagian di tahun 2014 tentunya menjadi sasaran utama dan untuk sementara dari panitia menentukan jumlah yang akan kita bagiakan sebanyak 25 baju (banyak laki-laki dn perempuan tergantung dari lokasi masing-masing). Hal pertama yang menjadi pertimbangan untuk memberikan batasan jumlah penerima adalah dana. Saat ini dana yang siap dibelanjakan sejumlah Rp 9.500.000 (dana kegiatan sebelumnya) jadi 25 baju untuk 4 lokasi pembagian pertama diprediksi akan aman (25x4=100 baju x Rp 100.000= Rp 10.000.000). Namun jika dalam perjalanan nantinya dana yang kita dapatkan bisa lebih besar, tidak menutup kemungkinan akan diberikan tambahan penerima serta tambahan lokasi penerima baju baru muslim kali ini.
b. Lokasi yang terdata : Nusapati, Kubu, Yayasan Nurul Asror (Sui. Durian), Pal V Pontianak.
c. Meminta konfirmasi lanjutan ke tempat-tempat yang menjadi sasaran tentang banyaknya jumlah penerima laki-laki dan perempuan yang sudah kita batasi untuk 25 anak. Karena hal ini sangat berkaitan dengan waktu belanja dan pemaketan baju tersebut, jika cepat data masuk ke panitia, maka bisa disegerakan pembagian baju baru muslim.
d. Survei lokasi, agar kegiatan yang kita lakukan tepat sasaran. Tidak menutup kemungkinan di lingkungan sekitar kita jika memang ada orang-orang yang membutuhkan walau hanya beberapa orang. Jika ada, mohon saja diinfokan kepada panitia.
2. Bagaimana sistem penggalangan dana?
Sistemnya adalah :
a. Dengan membawakan proposal langsung kepada orang-orang/ instansi yang kita tuju.
b. Dengan membagikan proposal yang berbntuk PDF yang ada di grup WA (yang diposting ketua tanggal 4 Juni 2017)
c. Dengan cara membagikan kiriman di sosial media FB, WA, BBM, yang dapat dilihat langsung di Instagram @duaribukamu dan @indonesiabutuhsiapa,
d. Untuk perizinan di pihak kepolisian diambil alih langsung oleh penasehat kegiatan Pak H. Rudi Kastono, SH
e. Dengan cara eksekusi lapangan di perpempatan lampu merah Taman Digulis (arah Jl. Ayani) – SUDAH DIJADWALKAN. Sesuai jadwal yaitu pada hari sabtu dan minggu tanggal 10-11 dan 17-18. Maka dari itu dimohonkan kepada seluruh anggota untuk kiranya dapat saling bekerja sama. Jika ada teman-teman lain yang ingin bergabung disilahkan.
f. Dengan cara kunjungan di Cafe Kota Kita (Jl. HIjas) – SUDAH DIJADWALKAN. Sesuai jadwal yaitu pada tanggal 10 Juni, start pukul 20.30 WIB-selesai
g. Dengan cara eksekusi lapangan di Cafe/ Warkop sepanjang Jl. gajah Mada – SEDANG DIPERTIMBANGKAN.
3. Apakah sebaiknya waktu pelaksanaan penggalangan dana ditambah?
Untuk penggalangan dana disepakati hingga tanggal 20 Juni, bagi teman-teman yang mudik disilahkan hingga hari terakhir sebelum mudik. Mengingat waktu yang dicanangkan dalam agenda sebelumnya terlampau singkat maka waktu penggalangan ditambah. Pertimbangannya tentu saja kita dapat melakukan pembagian tambahan di beberapa lokasi yang menjadi target tambahan.
4. Atribut yang harus disiapkan di cafe Kota Kita?
a. Banner dengan ukuran 2x1 meter sebanyak 2 buah
b. X Banner sebanyak 2 buah
c. Kotak untuk penggalangan dana (di Kota Kita dan Taman Digulis)
d. Ucapan terima kasih (Papper bag) yang isinya Topi, Buku, dan Sticker
5. Bagaimana jika pembagian tugas yang lebih spesifik terhadap anggota?
Untuk tertibnya administrasi organisasi pembagian tugas kami lakukan. Bukan bermaksud untuk memberikan beban kerja, namun dengan pembagian tugas ini semoga kita memiliki rasa tanggung jawab dalam melaksanakan bakti sosial ini.
Susunan pembagian tugas diantaranya :
a. Perlengkapan : M. Angga Dian dan Wika Syuhada
b. Baju Komunitas : M. Dian (Cebong) dan Allif Fullah Andri
c. Penggalangan Dana : Satria Mandala dan Julindra Hernas
d. Belanja Baju Muslim : Putri Amalia Zainudin dan Kiky Yanti
e. Pemaketan Baju : Dedi Irawan
Bagi teman-teman yang namanya tidak tertera di pembagian tugas diharapkan utnuk tetap membantu guna kelancaran kegiatan. Diharapkan siap membantu apa yang mereka perlukan.
Jika sadah ada dana yang masuk, mohon diinformasikan di grup WA untuk kejelasan pendanaan agar dapat mengambil sikap di tahap pembelanjaan.
Hari/ Tanggal : Minggu, 4 Juni 2017
Tempat : Sekretariat #2ribubuatbajubaru
Waktu : 21.15 - selesai
Pembahasan : Perencanaan lanjutan sesuai di daftar agenda kerja
Pada pertemuan kali ini yang menjadi sorotan utama adalah langkah apa yang harus kita lakukan setelah terbentuknya daftar agenda kerja. Mengingat sudah memasuki hari ke 5, tentunya beberapa point harus sudah mulai dipersiapkan dengan matang.
Beberapa pertanyaan yang muncul dan menjadi pembahasan diantaranya :
1. APA YANG HARUS KITA LAKUKAN?
Yang harus kita lakukan adalah :
a. Mendapatkan data tentang ukuran baju serta jumlah laki-laki dan perempuan dalam penerimaan baju baru muslim. Beberapa lokasi pembagian di tahun 2014 tentunya menjadi sasaran utama dan untuk sementara dari panitia menentukan jumlah yang akan kita bagiakan sebanyak 25 baju (banyak laki-laki dn perempuan tergantung dari lokasi masing-masing). Hal pertama yang menjadi pertimbangan untuk memberikan batasan jumlah penerima adalah dana. Saat ini dana yang siap dibelanjakan sejumlah Rp 9.500.000 (dana kegiatan sebelumnya) jadi 25 baju untuk 4 lokasi pembagian pertama diprediksi akan aman (25x4=100 baju x Rp 100.000= Rp 10.000.000). Namun jika dalam perjalanan nantinya dana yang kita dapatkan bisa lebih besar, tidak menutup kemungkinan akan diberikan tambahan penerima serta tambahan lokasi penerima baju baru muslim kali ini.
b. Lokasi yang terdata : Nusapati, Kubu, Yayasan Nurul Asror (Sui. Durian), Pal V Pontianak.
c. Meminta konfirmasi lanjutan ke tempat-tempat yang menjadi sasaran tentang banyaknya jumlah penerima laki-laki dan perempuan yang sudah kita batasi untuk 25 anak. Karena hal ini sangat berkaitan dengan waktu belanja dan pemaketan baju tersebut, jika cepat data masuk ke panitia, maka bisa disegerakan pembagian baju baru muslim.
d. Survei lokasi, agar kegiatan yang kita lakukan tepat sasaran. Tidak menutup kemungkinan di lingkungan sekitar kita jika memang ada orang-orang yang membutuhkan walau hanya beberapa orang. Jika ada, mohon saja diinfokan kepada panitia.
2. Bagaimana sistem penggalangan dana?
Sistemnya adalah :
a. Dengan membawakan proposal langsung kepada orang-orang/ instansi yang kita tuju.
b. Dengan membagikan proposal yang berbntuk PDF yang ada di grup WA (yang diposting ketua tanggal 4 Juni 2017)
c. Dengan cara membagikan kiriman di sosial media FB, WA, BBM, yang dapat dilihat langsung di Instagram @duaribukamu dan @indonesiabutuhsiapa,
d. Untuk perizinan di pihak kepolisian diambil alih langsung oleh penasehat kegiatan Pak H. Rudi Kastono, SH
e. Dengan cara eksekusi lapangan di perpempatan lampu merah Taman Digulis (arah Jl. Ayani) – SUDAH DIJADWALKAN. Sesuai jadwal yaitu pada hari sabtu dan minggu tanggal 10-11 dan 17-18. Maka dari itu dimohonkan kepada seluruh anggota untuk kiranya dapat saling bekerja sama. Jika ada teman-teman lain yang ingin bergabung disilahkan.
f. Dengan cara kunjungan di Cafe Kota Kita (Jl. HIjas) – SUDAH DIJADWALKAN. Sesuai jadwal yaitu pada tanggal 10 Juni, start pukul 20.30 WIB-selesai
g. Dengan cara eksekusi lapangan di Cafe/ Warkop sepanjang Jl. gajah Mada – SEDANG DIPERTIMBANGKAN.
3. Apakah sebaiknya waktu pelaksanaan penggalangan dana ditambah?
Untuk penggalangan dana disepakati hingga tanggal 20 Juni, bagi teman-teman yang mudik disilahkan hingga hari terakhir sebelum mudik. Mengingat waktu yang dicanangkan dalam agenda sebelumnya terlampau singkat maka waktu penggalangan ditambah. Pertimbangannya tentu saja kita dapat melakukan pembagian tambahan di beberapa lokasi yang menjadi target tambahan.
4. Atribut yang harus disiapkan di cafe Kota Kita?
a. Banner dengan ukuran 2x1 meter sebanyak 2 buah
b. X Banner sebanyak 2 buah
c. Kotak untuk penggalangan dana (di Kota Kita dan Taman Digulis)
d. Ucapan terima kasih (Papper bag) yang isinya Topi, Buku, dan Sticker
5. Bagaimana jika pembagian tugas yang lebih spesifik terhadap anggota?
Untuk tertibnya administrasi organisasi pembagian tugas kami lakukan. Bukan bermaksud untuk memberikan beban kerja, namun dengan pembagian tugas ini semoga kita memiliki rasa tanggung jawab dalam melaksanakan bakti sosial ini.
Susunan pembagian tugas diantaranya :
a. Perlengkapan : M. Angga Dian dan Wika Syuhada
b. Baju Komunitas : M. Dian (Cebong) dan Allif Fullah Andri
c. Penggalangan Dana : Satria Mandala dan Julindra Hernas
d. Belanja Baju Muslim : Putri Amalia Zainudin dan Kiky Yanti
e. Pemaketan Baju : Dedi Irawan
Bagi teman-teman yang namanya tidak tertera di pembagian tugas diharapkan utnuk tetap membantu guna kelancaran kegiatan. Diharapkan siap membantu apa yang mereka perlukan.
Jika sadah ada dana yang masuk, mohon diinformasikan di grup WA untuk kejelasan pendanaan agar dapat mengambil sikap di tahap pembelanjaan.
Komentar
Posting Komentar